Σχετική εγκύκλιος του υπ. Εργασίας, που αναρτήθηκε στο Διαύγεια, προβλέπει ότι σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης υποχρεούται να καταχωρεί στο σύστημα «Εργάνη» συμπληρωματικούς πίνακες προσωπικού μόνο ως προς τα στοιχεία που μεταβάλλονται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους.
Η αλλαγή βασίζεται στη νομοθετική ρύθμιση που ψηφίστηκε πρόσφατα στη Βουλή και η οποία υποχρεώνει όλες τις αλλαγές ωραρίου να δηλώνονται πριν ξεκινήσει να απασχολείται ο εργαζόμενος. Το μέτρο, το οποίο ισχύει από 08/12, ημερομηνία δημοσίευσης του νόμου 4310/2014 στο ΦΕΚ, αποσκοπεί στο να περιοριστεί το φαινόμενο εργαζόμενοι να δηλώνονται στα χαρτιά ως τετράωροι αλλά στην πραγματικότητα να απασχολούνται ως oκτάωροι εις βάρος των ασφαλιστικών ταμείων.
Η εγκύκλιος προβλέπει ότι καταργείται και η υποχρέωση τήρησης και συμπλήρωσης, εκ μέρους του εργοδότη, του Ειδικού Βιβλίου τροποποίησης ωραρίου εργασίας και υπερωριών. Αντίθετα, ο εργοδότης θα υποχρεούται να τηρεί το Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών. Σε αυτό, θα πρέπει να καταχωρείται η υπερωριακή απασχόληση που πραγματοποιείται εντός των νομίμων ορίων που προβλέπονται από τις σχετικές διατάξεις ανά κατηγορία εργαζομένων, η οποία καθίσταται νόμιμη μόνο με την καταγραφή της στο Ειδικό Βιβλίο Υπερωριών. Ακόμη τονίζεται ότι εξακολουθεί να ισχύει η υποχρέωση του εργοδότη να γνωστοποιεί στο Σ.ΕΠ.Ε. ηλεκτρονικά, μέσω του Π.Σ. «ΕΡΓΑΝΗ» και εντός του πρώτου δεκαπενθημέρου κάθε μήνα, το σύνολο των νομίμων υπερωριών που πραγματοποιήθηκαν, ανά εργαζόμενο, κατά τον προηγούμενο μήνα.
